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CDE según ISO 19650

La CDE o entorno común de datos es un proceso y a la vez una solución tecnológica, que nos permitirá almacenar la información del proyecto para compartirla con nuestros colaboradores durante las diferentes fases del proyecto (garantizando la producción colaborativa de la información) y, además, entregar a la propiedad una base de datos estructurada para poder usarse en futuras fases.

El concepto CDE aparece en documentación de referencia como es la PAS1192 desde hace años, con la nueva ISO 19650 el concepto de CDE se consolida y se establecen una serie de recomendaciones en cuanto a su uso y establecimiento. En este post veremos algunos de ellos.

¿Qué requisitos debe cumplir la CDE según la ISO 19650?

Según la ISO 19650 – 2, la CDE debería permitir:

a) Asignar a cada contenedor de información una identificación única, basada en un convenio acordado y documentado, y compuesta de campos separados por un delimitador;

b) Asignar a cada campo un valor determinado con arreglo a una norma de codificación acordada y documentada;

c) Asignar los siguientes atributos a cada contenedor de información:
– Estado
– Revisión
– Clasificación (de acuerdo al marco definido en la Norma ISO 12006-2);

d) Cambiar el estado de los contenedores de información;

e) Registrar el nombre de usuario y la fecha cada vez que se cambie el estado de una revisión del contenedor de información; y

f) Controlar el acceso a la información en un nivel de un contenedor de información.

Para entender todo esto iremos segregando los diferentes puntos y analizándolos. Pero previamente debemos entender el concepto de contenedor de información.

¿Qué es un contenedor de información?

La ISO define un contenedor de información como un “conjunto de información persistente y recuperable desde un archivo, sistema o aplicación de almacenamiento jerarquizado”.

En definitiva, un archivo. Puede ser un modelo 3D (información estructurada) o un pdf (información no estructurada).

a) Asignar a cada contenedor de información una identificación única, basada en un convenio acordado y documentado, y compuesta de campos separados por un delimitador;

Es importante que utilicemos convenciones de nomenclatura para poder encontrar e identificar los documentos que almacenaremos en nuestro repositorio. Y lo más importante, que TODOS los contenedores de información del mismo sigan la misma estructura de nomenclatura. Si no siguen la misma estructura no tendría sentido aplicar la taxonomía.

Es importante acordar y documentar esta convención de nomenclatura para que si en cualquier momento alguien entra en el proyecto pueda recurrir a esa documentación para saber cómo debe nombrar cada uno de los contenedores de información que generará.

A su vez, para aplicar la taxonomía, es necesario el uso de separadores. A menudo utilizamos diferentes caracteres como separadores:

  • _ Barras bajas
  • – Guiones
  • . Puntos (poco recomendables ya que suelen dejarse para separar el nombre del archivo del formato del archivo. Por ejemplo: NombreDeArchivo.formato.

Los separadores se usan para evitar los espacios ya que los espacios podrían llevar a confusiones.
Una estrategia para evitar los espacios también podría ser el uso del tipo de escritura CamelCase, que omite los espacios uniendo las palabras y representándolos mediante mayúsculas en la primera letra de la siguiente palabra: NombreDeArchivo.formato. en vez de Nombre de archivo.formato.

b) Asignar a cada campo un valor determinado con arreglo a una norma de codificación acordada y documentada;

De los campos anteriormente descritos deberías contar con una estandarización, unas tablas o una convención acordada para poder utilizarla en cada uno de los campos. Por ejemplo, si acordamos que la taxonomía a usar para los modelos BIM es la siguiente:

Propietario_Disciplina_Código de proyecto_descripción archivo

Deberemos acordar si el propietario se escribe con 3 siglas o con todo el nombre:

MSIStudio_Disciplina_Código de proyecto_descripción archivo

MSI_Disciplina_Código de proyecto_descripción archivo

Qué disciplinas utilizaremos, por ejemplo: ARC, STR, MEP y COO o estableceremos más.

Propietario_ARC_Código de proyecto_descripción

Y así con todos los diferentes campos.

c) Asignar los siguientes atributos a cada contenedor de información: y d)Cambiar el estado de los contenedores de información;

  • Estado: Estado del contenedor en relación con el estado de la información que contiene. Los famosos estados WIP, SHARED, PUBLISHED y ARCHIVE.
Ilustración 1. Estados de los contenedores de información. Fuente: ISO 19650.
  • Revisión: El control de revisiones es muy importante para seguir un track de los archivos utilizados. Pueden aplicarse disponiendo de un campo en la taxonomía del contenedor de información.

MSI_Disciplina_CódigoDeProyecto_Descripción archivo_V1

MSI_Disciplina_CódigoDeProyecto _descripción archivo_V2

MSI_Disciplina_CódigoDeProyecto _descripción archivo_V3

  • Clasificación: determinados sistemas de clasificación incluyen la organización de los contenedores de información dentro de la documentación de un proyecto. Etiquetando así, por ejemplo, los contenedores de información relacionados con los contratos de forma distinta a la documentación relacionada con los modelos BIM o los planos del proyecto.

e) Registrar el nombre de usuario y la fecha cada vez que se cambie el estado de una revisión del contenedor de información;

Para garantizar la privacidad y controlar la seguridad de la CDE del proyecto deberemos controlar el acceso a la documentación del proyecto a través de un login. La mayoría de CDE’s ya funcionan de esta manera e incluso permiten dar acceso a través de enlace a determinadas carpetas o archivos.

Gracias a este login, la solución tecnológica es capaz de identificar en que fecha y que agente ha actualizado alguno de los archivos e incluso enviar notificaciones cuando algún archivo sufre una actualización.

Ilustración 2. Información de usuario y fecha última de modificación al realizar una nueva versión de documento. Fuente propia.

Conclusiones

A través de la ISO 19650, se establecen algunas recomendaciones para el uso de y establecimiento de las CDE, en ningún caso se especifica de una forma rígida como debe aplicarse, pero desde luego deben tenerse en cuenta las consideraciones que en esta normativa se detallan.

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