Durante el proceso de implementación de la metodología BIM en grandes organizaciones suele ocurrir que se vean afectados varios departamentos o áreas, así como los agentes y sus medios.
En estos casos, es una práctica habitual plantear la implantación de los procesos BIM de forma gradual definiendo una serie de etapas hasta llegar al nivel máximo de madurez BIM en la organización, evitando así un cambio brusco en los procesos que tanto los agentes de la organización como la infraestructura existente no puedan soportar.
Es por ello que, para garantizar una mejor transición de los procesos tradicionales a la metodología BIM, se debe prestar gran atención a la gestión del cambio para evitar el rechazo por parte de los agentes de la organización que no son proclives a la adaptación de los procesos tradicionales a la metodología BIM.
La gestión del cambio
A la hora de trazar una estrategia para la implantación de la metodología BIM en una gran organización hay que ser consciente del riesgo que supone un cambio de procesos de tal magnitud. Por ello, es necesario tener en cuenta estrategias de gestión del cambio como las que propone John P.Kotter en su libro “Al frente del cambio”. En el libro Kotter recoge cuales son los pasos o consideraciones a tener en cuenta cuando una organización se enfrenta a una reingeniería de procesos para garantizar el éxito. Estas consideraciones pueden ser adoptadas para la definición de la estrategia de implantación de la metodología BIM y conseguir una correcta adaptación de los procesos tradicionales a los procesos BIM. Según Kotter, las consideraciones a tener en cuenta para realizar un cambio en los procesos de trabajo de una organización deben ser los siguientes:
- Imprimir carácter de urgencia: la primera necesidad para que se desarrolle la adaptación de los procesos de manera correcta es trasladar a los agentes de la organización la necesidad del cambio.
Los agentes de las organizaciones están acostumbrados a desempeñar el trabajo siempre de la misma manera, por lo que el cambio en estos procesos puede provocar el rechazo de los agentes debido a la implantación de una nueva forma de realizar sus actividades. Si los agentes son conscientes de la necesidad del cambio es más fácil que sean favorables a este.
Esta urgencia puede ser causada por un cambio en el sistema de licitaciones públicas en las que se empieza a solicitar el uso de la metodología BIM en los proyectos, una corriente del mercado de digitalización de procesos, etc.
- Creación de un equipo de élite: para que la reingeniería de procesos surta efecto, es necesaria la creación de un equipo de élite con suficiente poder para dar credibilidad al cambio.
Cuando se contratan los servicios de una consultoría BIM para definir una estrategia de implantación es común que se produzcan recelos de que gente externa a la organización provoque cambios en los procesos de trabajo tradicionales.
Disponer de un equipo de élite formado por agentes influyentes en la organización y de todas las áreas afectadas permite disponer de un grupo de líderes del cambio y dar credibilidad a la adaptación de los procesos propuesta, ya que estos representarán a la organización y a la necesidad real del cambio.
- Desarrollar la visión y la estrategia del cambio: es necesaria la creación de una visión que ayude a dirigir el cambio en la organización. Esta misión debe ser clara, comprensible y cuyos beneficios sean fáciles de comprender por parte de los agentes de la organización.
Como regla general, la gente se muestra más colaborativa cuando ve cuales son los beneficios del cambio. Por lo tanto, es necesario definir cuales son los objetivos BIM de la organización y definir cuales son los beneficios esperados de su cumplimiento mediante el uso de la metodología BIM.
Paralelamente, se deben desarrollar las estrategias necesarias para que se pueda hacer realidad esa visión. La estrategia para la implementación debe recoger los pasos de como se va a llegar a cumplir con la misión y servirá como referencia a los agentes de la organización para realizar las tareas necesarias para cumplir con la misión del cambio.
- Comunicar la visión del cambio: uno de los pilares básicos que aseguran el éxito en la adaptación de procesos es disponer de un plan de divulgación de la visión del cambio, así como los avances durante la aplicación de la estrategia de implantación.
Es necesario utilizar todos los canales de comunicación disponibles para comunicar constantemente la nueva visión y estrategia. De esta forma el mensaje calará en los agentes de la organización para comprender la necesidad del cambio, así como el estado futuro al que se pretende llegar.
Estas comunicaciones deben comunicarse de forma sencilla para que todas las áreas de la organización, estén implicadas en mayor o menor medida, comprendan la misión del cambio.
- Capacitar a los empleados y eliminar obstáculos: en las implantaciones de la metodología BIM es de vital importancia que los agentes estén capacitados para alinearse con la visión del cambio y que puedan llevar a cabo el proceso de adaptación a la nueva metodología de trabajo.
Dentro del desarrollo de la estrategia de implantación de la metodología BIM es necesario definir un programa de capacitación que permita a los agentes la realización de los nuevos procesos mediante formaciones en la metodología BIM, en las nuevas herramientas, etc. Así mismo, se deberá fomentar la toma de riesgos para que los agentes tengan libertad a la hora de realizar los nuevos procesos sin miedo a posibles errores debido a la novedad.
Paralelamente es necesario liberarse de los obstáculos y cambiar los sistemas y estructuras que socavan la visión del cambio. En caso que sea necesario, se deberá realizar la adaptación de la estructura de la organización, así como sus medios. Además, se deberán realizar capacitaciones particularizadas para aquellos agentes que no son favorables al cambio para que comprendan la necesidad de este.
- Generación de éxitos a corto plazo: la consecución de pequeñas victorias durante la implantación de la metodología BIM ayuda a dar credibilidad al cambio y ayuda a que los agentes con dudas acerca del cambio se muestren favorables. Los éxitos también sirven como reafirmación de que la visión y estrategia definida es la correcta, ya que dan credibilidad al proceso de cambio y ayuda a convencer a los mas escépticos.
Es de vital importancia la incorporación de proyectos piloto en la estrategia de implementación BIM que permitan la generación de casos de éxito, así como la comunicación de los éxitos mediante el plan de divulgación definido. De esta forma se conseguirá dar visibilidad a los resultados y el mensaje llegará a todas las áreas de la organización.
- Consolidar logros y generar más cambio: en implantaciones BIM en grandes organizaciones se debe aprovechar la inercia de las pequeñas victorias para proponer más cambios y adaptar otros procesos tradicionales que son compatibles con la adopción de la metodología BIM.
Se deben aprovechar los éxitos generados durante las primeras fases de la implantación para ganar credibilidad de cara a obtener una mayor madurez BIM en la organización. Así mismo, se pueden considerar otras estrategias de digitalización que puedan ser compatibles con la metodología BIM.
Así mismo, será necesaria la implementación de ciclos de mejora continua como el ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) de Deming que garanticen detectar puntos de mejora y adaptación de los procesos definidos para su optimización.
- Anclar los nuevos puntos de vista a la cultura empresarial: para que todo el proceso de implantación de la metodología BIM surta efecto, hay que garantizar que los nuevos procesos formen parte de las políticas y cultura de la organización. Será necesario que todas las decisiones y procesos estén articulados en base a la metodología BIM para garantizar el cambio y su continuidad.
En esta fase se deberá garantizar que todo el conocimiento adquirido durante el desarrollo de la implantación sea registrado y sea accesible tanto por los miembros de la organización como para futuras incorporaciones. En este sentido, se recomienda la creación una plataforma de gestión del conocimiento como puede ser una wiki, un espacio en el servidor local para el almacenamiento de la documentación, etc.
Conclusión
Como hemos visto a lo largo de esta entrada, durante el proceso de adopción de la metodología BIM en organizaciones de gran escala es necesario planificar la gestión del cambio dado que la adaptación de los procesos puede afectar a los agentes de varias áreas de la organización, así como a su infraestructura.
Definir las etapas progresivas de la implantación de la metodología BIM y disponer un plan de gestión del cambio permitirá eliminar los obstáculos paulatinamente así como evitar el rechazo que se pueda producir por parte de los agentes ya que, en mayor o menor medida, verán afectados sus procesos y deberán adaptarse a la nueva metodología de trabajo teniendo que salir de su zona de confort para garantizar el éxito de la implementación y la consecución de los objetivos estratégicos de la organización.
