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Herramientas de gestión FM

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En post previos, hablábamos sobre el manejo de información y entre una de las estrategias para la gestión de información mencionábamos las herramientas especializadas de gestión; en esta ocasión intentaremos profundizar en lo que son estas herramientas, su uso en el campo del FM y cuestiones a tener en consideración.

¿Qué es una herramienta de gestión?

Las herramientas de gestión son sistemas, softwares, aplicaciones, plataformas, módulos, etc.; que apoyan a las tareas de gestión de una organización o empresa y facilitan la toma de decisiones. Entre las funcionalidades más comunes están:

  • Registro de datos
  • Control o monitoreo de procesos
  • Visualización y selección en inventarios varios
  • Disposición de datos
  • Dashboard, entre otros.

Si observamos, estas funcionalidades son comunes en cualquier tipo de empresa; sin embargo, el tipo de información a manejar, el rubro al que se dedica la organización y las tareas específicas que desean gestionar, derivan a la utilización de tipos variados y específicos de herramientas, las cuales suelen tener un enfoque establecido. Dichos enfoques pueden ser de carácter económico, financiero, de inventario, mantenimiento, entre otros.

Para el caso de un perfil de Facility Manager, el enfoque es más global, debido a que la gestión de un edificio incurre en diversos campos y no en uno aislado.

Hoy en día, las tecnologías se desarrollan a tal velocidad que la selección de una herramienta de gestión se vuelve muy complicado; las distintas necesidades han provocado que salgan al mercado distintas opciones tanto de forma modular como de forma especializada y además algunas tecnologías permiten vincular distintas interfaces para poder satisfacer las necesidades diversas de sus clientes.

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Ilustración 1. Actividades de gestión. Fuente: freepik.

Modalidades de herramientas de gestión

A partir de lo anterior podríamos decir que tenemos las siguientes modalidades en las herramientas de gestión:

  • Especializadas, aquellas enfocadas en rubros particulares, por ejemplo, gestores financieros, gestores de mantenimiento, gestores energéticos, etc.
  • Interconectadas, aquellas que interaccionan entre diversas plataformas informáticas heterogéneas. Estas posibilitan que los sistemas de gestión empresariales puedan estar segmentados por módulos, cada uno de ellos con funciones específicas y programados con los lenguajes más adecuados para su trabajo. Algunas de estas opciones son: SOA, SOAP, Servicio Web, XML, Middleware.

A su vez, existen variables en relación al tipo de interfaz, de forma que encontramos en versión software o cloud/Web.

Herramientas informáticas de apoyo en la gestión del FM

Tras conocer diferentes modalidades, mencionamos algunas de las herramientas más comunes en el área del Facility Manager, entre las que encontraremos herramientas auxiliares o complementarias y herramientas de gestión como tal:

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Ilustración 2. Herramientas informáticas de apoyo en la gestión FM. Fuente propia.

Selección de una herramienta de gestión

Si bien, la selección de la herramienta dependerá de muchos factores, tales como:

Campo de trabajo, propósitos de la gestión, alcance de la gestión, personal involucrado, tipología de empresa, políticas de seguridad y privacidad, entre otros; nombramos a continuación algunas ventajas o funcionalidades globales a valorar en la selección de la/s misma/s:

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Ilustración 3. Rendimiento en la gestión. Fuente: freepik.
  • Adaptabilidad, que se pueda acoplar a la actividad y condiciones de los diferentes proyectos.
  • Facilidad en la manipulación de la herramienta, de forma que todos los usuarios puedan hacer uso de esta, independientemente de si cuentan con conocimientos en materia BIM o conocimientos informáticos o de programación. Simplicidad para evitar pérdidas de información o malinterpretación de los datos.
  • Centralización y sincronización de la base de datos, acceso a la información proveniente de todas nuestras fuentes de información de O&M (Modelo BIM 7D, Gestores de espacios de trabajo, de mantenimiento, gestor de incidencias, etc.); de forma que podamos tener una visión holística con datos reales actualizados.
  • Optimización de la gestión y evaluación del ciclo de vida de los activos, que nos permita la aplicación del plan de mantenimiento (preventivo, correctivo y predictivo) y sus respectivas gamas con un enfoque estratégico para la evaluación del ciclo de vida, así como el control de notificación y alarmas.
  • Gestión de espacios, facilidad para el registro y ejecución de dotación, reformas, gestión de mobiliario, actividades, reservas, stock y todos los servicios asociados.
  • Registro y medición de factores clave, dashboard para el seguimiento y control de indicadores clave.
  • Interoperabilidad o integrable, capacidad para funcionar con otros productos o sistemas existentes y futuros; o alta capacidad de integración para poder hacer uso de diversas herramientas bajo un mismo entorno de trabajo.
  • Bidireccionalidad, que permita la transferencia de datos entre las diferentes fuentes de información, pues todo proyecto tiene una evolución constante y será necesario actualizar la información para asegurar la veracidad de la misma.

Conclusiones

Encontraremos diversidad de herramientas, desde muy simples hasta muy complejas, e inclusive podemos considerar la creación de una plataforma propia que esté diseñada expresamente para cubrir las necesidades de nuestra organización. Como sea, deberemos evaluar el impacto de beneficio, tanto en el sentido económico como laboral.

Si bien, la tecnología va a pasos de gigante y nos ofrecen múltiples opciones de herramientas, la mayoría de Facilites no cuenta con una herramienta propiamente dicha, la gestión se ha realizado durante muchos años con la ayuda de softwares comunes y mucho ingenio. Por lo que no debemos olvidar que toda esta tecnología no es más que un apoyo que facilitará la gestión; hemos de ser muy cuidadosos y hacer una evaluación de todos los factores antes mencionados para una correcta selección de la o las herramientas y además hacer un proceso de implantación ordenado y metódico para poder sacarle el provecho debido a estas nuevas tecnologías.

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