Herramientas de Gestión

Herramientas de gestión. Parte II.

En el post anterior comentábamos sobre las diferentes herramientas de apoyo en la gestión del FM y su aplicación en general; en esta ocasión, os presentamos un detalle de funcionalidades de cada una de ellas.

Descripción Herramientas de apoyo a la gestión

Gestor de Incidencias o Help Desk

Sistema para la recepción, control y derivación de incidencias, algunas plataformas permiten guardar el récord de incidencias vinculados a un activo particular. Las interfaces son muy variables en este tipo de herramientas, desde qué usuarios que pueden ingresar la incidencia, con esto nos referimos a si cualquier usuario del edificio o únicamente el técnico designado, hasta qué campos permite rellenar para documentar la incidencia en cuestión.

Hay una gran diversidad de plataformas de Help Desk, algunas incluso, más allá de definir la forma de gestionar las comunicaciones también admiten la inclusión de SLAs. Listamos a continuación un par de funcionalidades de la herramienta

• Configuración de campos y reglas para la creación de una incidencia
• Definición de canales de comunicación
• Tipos de notificaciones
• Generación de “tickets” o código de seguimiento de la incidencia
• Automatización de la atención.
• Criterios de priorización de incidencias
• Seguimiento de incidencias, algunas pueden incluir feedback.
• Definición de reglas de respuesta y resolución.

ERP (Enterprise Resource Planning)

Los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales, tienen como objetivo automatizar las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa.

Es una arquitectura de software orientada a empresas para sistemas de gestión de información, que facilita e integra la información entre las funciones de manufactura, logística, finanzas y recursos humanos de una empresa.

Se caracteriza por componerse de diferentes módulos integrados que apoya las principales actividades: finanzas, producción, ventas, compras, logística, contabilidad, gestión de proyectos, GIS, inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc.

GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistido por ordenador)

O por sus siglas en ingles CMMS (Computerized Maintenance Management System), es un sistema que permite la gestión de mantenimiento de los equipos y/o instalaciones de una o más empresas, tanto mantenimiento correctivo, preventivo y predictivo.

Está enfocado a la disponibilidad de recursos y abarca el control de incidencias, programación de revisiones, control de stocks y repuestos, así como la generación y seguimiento de órdenes de trabajo.

CAFM (Computer Aided Facility Management)

La Gestión de Infraestructuras Asistida por Computadora u Ordenador es un sistema de información y gestión que permite trabajar de forma gráfica y alfanumérica indistintamente apoyada en un gestor documental integrado en el sistema.

El enfoque de un CAFM es la gestión gráfica de la información sobre las instalaciones, activos y espacios. Entre sus funcionalidades están:

• Gestión documental, de activos, espacios e incidencias.
• Planificación y seguimiento ejecutivo del plan de mantenimiento.
• Petición de servicios.
• Control SLA (seguimiento y control de contratos).
• Gestión de presupuestos y reportes.
• Cuadros de mando.
• Generación de informes, etc.

La mayoría de los paquetes CAFM existentes en el mercado se basan en sistemas CAD con una vinculación más o menos robusta con elementos alfanuméricos en bases de datos.

IWMS (Integrated Workplace Management systems)

Los sistemas IWMS integran cinco componentes clave de funcionalidad, operados desde una solo plataforma tecnológica y base de datos. Estas áreas funcionales son:

• Gestión de Patrimonio (Control de propiedades y arrendamientos, seguros, planes de inversión, etc.)
• Gestión de Espacios y proyectos (asignación de espacios, control de proyectos, inventarios, etc.)
• Gestión del mantenimiento (control de incidencias, programación de revisiones, control de stocks, etc.)
• Gestión de servicios (peticiones, reservas, gestión de flota, etc.)
• Gestión de la sostenibilidad (consumo de energía, huella de carbono, gestión de residuos, etc.)

PMS (Property Management System)

Sistemas que se utilizan para la gestión corporativa de bienes raíces, fabricación, logística, propiedad intelectual, gobierno u hostelería. Son sistemas computarizados que facilitan la gestión de propiedades, bienes personales, equipo, incluido el mantenimiento, legalidades y personal, todo ello a través de un solo programa informático. A menudo se despliegan en forma de configuraciones cliente/servidor. Hoy en día, la mayoría de los sistemas de administración de propiedades de última generación favorecen un modelo de software como servicio (SaaS) sustentado en tecnologías de web y de nube.

Entre las funcionalidades encontramos: gestión de riesgos, mantenimiento, comunicación y grado de satisfacción de los usuarios.

BMS (Building Management System)

Es un sistema de gestión de edificaciones, basado en un software y un hardware de supervisión y control que se instala en los edificios. Con este concepto, se define la automatización integral de inmuebles con alta tecnología. Sus funciones básicas consisten en supervisión, control, reporte, generación de histogramas, etc. Está compuesto por un software y un hardware implementado para la gestión de los equipos electromecánicos relacionados con la seguridad y servicios de la edificación.

Las principales ventajas de esta herramienta se detallan a continuación:

• Permite el control y la supervisión centralizados de todos los elementos del edificio.
• Facilita la rápida detección de las incidencias para un mantenimiento predictivo.
• Permite el registro y reporte de datos relativos a las instalaciones.
• La automatización de las tareas de supervisión aumenta la productividad del personal.
• Proporciona información detallada del consumo que fomenta la eficiencia energética.
• La mejora de la gestión incrementa el confort y seguridad de los usuarios del edificio.
• Permite monitorizar el edificio remotamente.
• Estandarización de protocoles que permite asegurar el correcto funcionamiento de las instalaciones, la interoperabilidad, la integración, así como aumentar la vida útil del sistema.

SCADA (Supervisory Control And Data Acquisition/Supervisión, Control y Adquisición de Datos)

Software para ordenadores que permite controlar y supervisar procesos industriales a distancia. Facilita retroalimentación en tiempo real con los dispositivos de campo (sensores y actuadores), y controla el proceso automáticamente. Provee de toda la información que se genera en el proceso productivo (supervisión, control calidad, control de producción, almacenamiento de datos, etc.) y permite su gestión e intervención.

Middleware

Middleware, lógica de intercambio de información entre aplicaciones o Agente Intermedio, es un software que asiste a una aplicación para interactuar con otras aplicaciones, paquetes de programas, redes, hardware o sistemas operativos.

Este tipo de sistema simplifica el trabajo de generar las conexiones y sincronizaciones que son necesarias en los sistemas distribuidos, dado a que abstraer la complejidad y heterogeneidad de las redes de comunicaciones subyacentes, los sistemas operativos y lenguajes de programación; proporcionando una API de fácil programación y manejo para la vinculación de herramientas y funcionalidades.

De esta forma, se provee una solución que mejora la calidad de servicio, así como la seguridad, el envío de mensajes, la actualización del directorio de servicio, uniformidad de información, facilidad para la retroalimentación y favorece la colaboración entre los actores, entre otras ventajas.

Existen diferentes servicios de middleware que atienden diferentes funciones o necesidades; por lo general, el middleware del lado cliente está implementado por el Sistema Operativo, el cual posee las bibliotecas que ejecutan todas las funcionalidades para la comunicación a través de la red.

Gestor energético

Hay diferentes softwares dedicados a la gestión y monitorización energética; sin embargo, ésta muchas veces está integrada o gestionada a través de algunas de las plataformas previas, tales como los IWMS y BMS. Entre las funcionalidades de los gestores energéticos están:

• Control y monitorización en tiempo real
• Generación de informes.
• Cuadro de mando
• Generación de alarmas
• Verificación de ahorros
• Control bajo demanda
• Detección de costes
• Simulación de facturas
• Análisis comparativos, entre otros.

VMS (Video Management Software)

Software de administración de video, es un sistema que se encarga de administrar, como centro de control, toda la información que capturan los dispositivos y cámaras de un sistema de vigilancia. En la actualidad, este software puede también encargarse de efectuar análisis de vídeo como el reconocimiento facial, el reconocimiento de identificadores o el control de personas, además de gestionar dispositivos adicionales como alarmas, a través de una conexión a una red de gran tamaño (WAN) o a una red local (LAN).

Conclusiones

Tal como expresábamos en el post previo, la tecnología y el mercado avanzan a pasos de gigante y encontraremos una ingente cantidad de softwares, algunos más especializados que otros, y a veces la línea que diferencia una solución de otra es muy fina. Algunas empresas que están fuertemente constituidas tienen la capacidad de ofrecer múltiples soluciones, por lo que una buena asesoría y un objetivo claro son claves para la selección y adaptación de una herramienta de trabajo.

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Herramientas de gestión FM

En post previos, hablábamos sobre el manejo de información y entre una de las estrategias para la gestión de información mencionábamos las herramientas especializadas de gestión; en esta ocasión intentaremos profundizar en lo que son estas herramientas, su uso en el campo del FM y cuestiones a tener en consideración.

¿Qué es una herramienta de gestión?

Las herramientas de gestión son sistemas, softwares, aplicaciones, plataformas, módulos, etc.; que apoyan a las tareas de gestión de una organización o empresa y facilitan la toma de decisiones. Entre las funcionalidades más comunes están:

• Registro de datos
• Control o monitoreo de procesos
• Visualización y selección en inventarios varios
• Disposición de datos
• Dashboard, entre otros.

Si observamos, estas funcionalidades son comunes en cualquier tipo de empresa; sin embargo, el tipo de información a manejar, el rubro al que se dedica la organización y las tareas específicas que desean gestionar, derivan a la utilización de tipos variados y específicos de herramientas, las cuales suelen tener un enfoque establecido. Dichos enfoques pueden ser de carácter económico, financiero, de inventario, mantenimiento, entre otros.

Para el caso de un perfil de Facility Manager, el enfoque es más global, debido a que la gestión de un edificio incurre en diversos campos y no en uno aislado.

Hoy en día, las tecnologías se desarrollan a tal velocidad que la selección de una herramienta de gestión se vuelve muy complicado; las distintas necesidades han provocado que salgan al mercado distintas opciones tanto de forma modular como de forma especializada y además algunas tecnologías permiten vincular distintas interfaces para poder satisfacer las necesidades diversas de sus clientes.

Modalidades de herramientas de gestión

A partir de lo anterior podríamos decir que tenemos las siguientes modalidades en las herramientas de gestión:

• Especializadas, aquellas enfocadas en rubros particulares, por ejemplo, gestores financieros, gestores de mantenimiento, gestores energéticos, etc.

• Interconectadas, aquellas que interaccionan entre diversas plataformas informáticas heterogéneas. Estas posibilitan que los sistemas de gestión empresariales puedan estar segmentados por módulos, cada uno de ellos con funciones específicas y programados con los lenguajes más adecuados para su trabajo. Algunas de estas opciones son: SOA, SOAP, Servicio Web, XML, Middleware.

A su vez, existen variables en relación al tipo de interfaz, de forma que encontramos en versión software o cloud/Web.

Herramientas informáticas de apoyo en la gestión del FM

Tras conocer diferentes modalidades, mencionamos algunas de las herramientas más comunes en el área del Facility Manager, entre las que encontraremos herramientas auxiliares o complementarias y herramientas de gestión como tal:

Selección de una herramienta de gestión

Si bien, la selección de la herramienta dependerá de muchos factores, tales como:

Campo de trabajo, propósitos de la gestión, alcance de la gestión, personal involucrado, tipología de empresa, políticas de seguridad y privacidad, entre otros; nombramos a continuación algunas ventajas o funcionalidades globales a valorar en la selección de la/s misma/s:

• Adaptabilidad, que se pueda acoplar a la actividad y condiciones de los diferentes proyectos.

• Facilidad en la manipulación de la herramienta, de forma que todos los usuarios puedan hacer uso de esta, independientemente de si cuentan con conocimientos en materia BIM o conocimientos informáticos o de programación. Simplicidad para evitar pérdidas de información o malinterpretación de los datos.

• Centralización y sincronización de la base de datos, acceso a la información proveniente de todas nuestras fuentes de información de O&M (Modelo BIM 7D, Gestores de espacios de trabajo, de mantenimiento, gestor de incidencias, etc.); de forma que podamos tener una visión holística con datos reales actualizados.

• Optimización de la gestión y evaluación del ciclo de vida de los activos, que nos permita la aplicación del plan de mantenimiento (preventivo, correctivo y predictivo) y sus respectivas gamas con un enfoque estratégico para la evaluación del ciclo de vida, así como el control de notificación y alarmas.

• Gestión de espacios, facilidad para el registro y ejecución de dotación, reformas, gestión de mobiliario, actividades, reservas, stock y todos los servicios asociados.

• Registro y medición de factores clave, dashboard para el seguimiento y control de indicadores clave.

• Interoperabilidad o integrable, capacidad para funcionar con otros productos o sistemas existentes y futuros; o alta capacidad de integración para poder hacer uso de diversas herramientas bajo un mismo entorno de trabajo.

• Bidireccionalidad, que permita la transferencia de datos entre las diferentes fuentes de información, pues todo proyecto tiene una evolución constante y será necesario actualizar la información para asegurar la veracidad de la misma.

Conclusiones

Encontraremos diversidad de herramientas, desde muy simples hasta muy complejas, e inclusive podemos considerar la creación de una plataforma propia que esté diseñada expresamente para cubrir las necesidades de nuestra organización. Como sea, deberemos evaluar el impacto de beneficio, tanto en el sentido económico como laboral.

Si bien, la tecnología va a pasos de gigante y nos ofrecen múltiples opciones de herramientas, la mayoría de Facilites no cuenta con una herramienta propiamente dicha, la gestión se ha realizado durante muchos años con la ayuda de softwares comunes y mucho ingenio. Por lo que no debemos olvidar que toda esta tecnología no es más que un apoyo que facilitará la gestión; hemos de ser muy cuidadosos y hacer una evaluación de todos los factores antes mencionados para una correcta selección de la o las herramientas y además hacer un proceso de implantación ordenado y metódico para poder sacarle el provecho debido a estas nuevas tecnologías.

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by aca