Parte 2 fatima 1

Herramientas de gestión. Parte II.

En el post anterior comentábamos sobre las diferentes herramientas de apoyo en la gestión del FM y su aplicación en general; en esta ocasión, os presentamos un detalle de funcionalidades de cada una de ellas.

Descripción Herramientas de apoyo a la gestión

Gestor de Incidencias o Help Desk

Sistema para la recepción, control y derivación de incidencias, algunas plataformas permiten guardar el récord de incidencias vinculados a un activo particular. Las interfaces son muy variables en este tipo de herramientas, desde qué usuarios que pueden ingresar la incidencia, con esto nos referimos a si cualquier usuario del edificio o únicamente el técnico designado, hasta qué campos permite rellenar para documentar la incidencia en cuestión.

Hay una gran diversidad de plataformas de Help Desk, algunas incluso, más allá de definir la forma de gestionar las comunicaciones también admiten la inclusión de SLAs. Listamos a continuación un par de funcionalidades de la herramienta

  • Configuración de campos y reglas para la creación de una incidencia
  • Definición de canales de comunicación
  • Tipos de notificaciones
  • Generación de “tickets” o código de seguimiento de la incidencia
  • Automatización de la atención.
  • Criterios de priorización de incidencias
  • Seguimiento de incidencias, algunas pueden incluir feedback.
  • Definición de reglas de respuesta y resolución.
Imagen 1. Algunos softwares de gestión de incidencias. Fuente propia.

ERP (Enterprise Resource Planning)

Los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales, tienen como objetivo automatizar las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa.

Es una arquitectura de software orientada a empresas para sistemas de gestión de información, que facilita e integra la información entre las funciones de manufactura, logística, finanzas y recursos humanos de una empresa.

Se caracteriza por componerse de diferentes módulos integrados que apoya las principales actividades: finanzas, producción, ventas, compras, logística, contabilidad, gestión de proyectos, GIS, inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc.

GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistido por ordenador)

O por sus siglas en ingles CMMS (Computerized Maintenance Management System), es un sistema que permite la gestión de mantenimiento de los equipos y/o instalaciones de una o más empresas, tanto mantenimiento correctivo, preventivo y predictivo.

Está enfocado a la disponibilidad de recursos y abarca el control de incidencias, programación de revisiones, control de stocks y repuestos, así como la generación y seguimiento de órdenes de trabajo.

Imagen 2. Softwares de Gestión de Mantenimiento Asistido por ordenador. Fuente propia.

CAFM (Computer Aided Facility Management)

La Gestión de Infraestructuras Asistida por Computadora u Ordenador es un sistema de información y gestión que permite trabajar de forma gráfica y alfanumérica indistintamente apoyada en un gestor documental integrado en el sistema.

El enfoque de un CAFM es la gestión gráfica de la información sobre las instalaciones, activos y espacios. Entre sus funcionalidades están:

  • Gestión documental, de activos, espacios e incidencias.
  • Planificación y seguimiento ejecutivo del plan de mantenimiento.
  • Petición de servicios.
  • Control SLA (seguimiento y control de contratos).
  • Gestión de presupuestos y reportes.
  • Cuadros de mando.
  • Generación de informes, etc.

La mayoría de los paquetes CAFM existentes en el mercado se basan en sistemas CAD con una vinculación más o menos robusta con elementos alfanuméricos en bases de datos.

Imagen 3. Softwares CAFM. Fuente propia.

IWMS (Integrated Workplace Management systems)

Los sistemas IWMS integran cinco componentes clave de funcionalidad, operados desde una solo plataforma tecnológica y base de datos. Estas áreas funcionales son:

  • Gestión de Patrimonio (Control de propiedades y arrendamientos, seguros, planes de inversión, etc.)
  • Gestión de Espacios y proyectos (asignación de espacios, control de proyectos, inventarios, etc.)
  • Gestión del mantenimiento (control de incidencias, programación de revisiones, control de stocks, etc.)
  • Gestión de servicios (peticiones, reservas, gestión de flota, etc.)
  • Gestión de la sostenibilidad (consumo de energía, huella de carbono, gestión de residuos, etc.)
Imagen 4. Softwares IWMS. Fuente propia.

PMS (Property Management System)

Sistemas que se utilizan para la gestión corporativa de bienes raíces, fabricación, logística, propiedad intelectual, gobierno u hostelería. Son sistemas computarizados que facilitan la gestión de propiedades, bienes personales, equipo, incluido el mantenimiento, legalidades y personal, todo ello a través de un solo programa informático. A menudo se despliegan en forma de configuraciones cliente/servidor. Hoy en día, la mayoría de los sistemas de administración de propiedades de última generación favorecen un modelo de software como servicio (SaaS) sustentado en tecnologías de web y de nube.

Entre las funcionalidades encontramos: gestión de riesgos, mantenimiento, comunicación y grado de satisfacción de los usuarios.

BMS (Building Management System)

Es un sistema de gestión de edificaciones, basado en un software y un hardware de supervisión y control que se instala en los edificios. Con este concepto, se define la automatización integral de inmuebles con alta tecnología. Sus funciones básicas consisten en supervisión, control, reporte, generación de histogramas, etc. Está compuesto por un software y un hardware implementado para la gestión de los equipos electromecánicos relacionados con la seguridad y servicios de la edificación.

Las principales ventajas de esta herramienta se detallan a continuación:

  • Permite el control y la supervisión centralizados de todos los elementos del edificio.
  • Facilita la rápida detección de las incidencias para un mantenimiento predictivo.
  • Permite el registro y reporte de datos relativos a las instalaciones.
  • La automatización de las tareas de supervisión aumenta la productividad del personal.
  • Proporciona información detallada del consumo que fomenta la eficiencia energética.
  • La mejora de la gestión incrementa el confort y seguridad de los usuarios del edificio.
  • Permite monitorizar el edificio remotamente.
  • Estandarización de protocoles que permite asegurar el correcto funcionamiento de las instalaciones, la interoperabilidad, la integración, así como aumentar la vida útil del sistema.

SCADA (Supervisory Control And Data Acquisition/Supervisión, Control y Adquisición de Datos)

Software para ordenadores que permite controlar y supervisar procesos industriales a distancia. Facilita retroalimentación en tiempo real con los dispositivos de campo (sensores y actuadores), y controla el proceso automáticamente. Provee de toda la información que se genera en el proceso productivo (supervisión, control calidad, control de producción, almacenamiento de datos, etc.) y permite su gestión e intervención.

Middleware

Middleware, lógica de intercambio de información entre aplicaciones o Agente Intermedio, es un software que asiste a una aplicación para interactuar con otras aplicaciones, paquetes de programas, redes, hardware o sistemas operativos.

Este tipo de sistema simplifica el trabajo de generar las conexiones y sincronizaciones que son necesarias en los sistemas distribuidos, dado a que abstraer la complejidad y heterogeneidad de las redes de comunicaciones subyacentes, los sistemas operativos y lenguajes de programación; proporcionando una API de fácil programación y manejo para la vinculación de herramientas y funcionalidades.

De esta forma, se provee una solución que mejora la calidad de servicio, así como la seguridad, el envío de mensajes, la actualización del directorio de servicio, uniformidad de información, facilidad para la retroalimentación y favorece la colaboración entre los actores, entre otras ventajas.

Existen diferentes servicios de middleware que atienden diferentes funciones o necesidades; por lo general, el middleware del lado cliente está implementado por el Sistema Operativo, el cual posee las bibliotecas que ejecutan todas las funcionalidades para la comunicación a través de la red.

Imagen 5. Sistema Middleware aplicado a FM. Fuente propia.

Gestor energético

Hay diferentes softwares dedicados a la gestión y monitorización energética; sin embargo, ésta muchas veces está integrada o gestionada a través de algunas de las plataformas previas, tales como los IWMS y BMS. Entre las funcionalidades de los gestores energéticos están:

  • Control y monitorización en tiempo real
  • Generación de informes.
  • Cuadro de mando
  • Generación de alarmas
  • Verificación de ahorros
  • Control bajo demanda
  • Detección de costes
  • Simulación de facturas
  • Análisis comparativos, entre otros.
Imagen 6. Gestores energéticos. Fuente propia.

VMS (Video Management Software)

Software de administración de video, es un sistema que se encarga de administrar, como centro de control, toda la información que capturan los dispositivos y cámaras de un sistema de vigilancia. En la actualidad, este software puede también encargarse de efectuar análisis de vídeo como el reconocimiento facial, el reconocimiento de identificadores o el control de personas, además de gestionar dispositivos adicionales como alarmas, a través de una conexión a una red de gran tamaño (WAN) o a una red local (LAN).

Conclusiones

Tal como expresábamos en el post previo, la tecnología y el mercado avanzan a pasos de gigante y encontraremos una ingente cantidad de softwares, algunos más especializados que otros, y a veces la línea que diferencia una solución de otra es muy fina. Algunas empresas que están fuertemente constituidas tienen la capacidad de ofrecer múltiples soluciones, por lo que una buena asesoría y un objetivo claro son claves para la selección y adaptación de una herramienta de trabajo.


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Herramientas de gestión FM

En post previos, hablábamos sobre el manejo de información y entre una de las estrategias para la gestión de información mencionábamos las herramientas especializadas de gestión; en esta ocasión intentaremos profundizar en lo que son estas herramientas, su uso en el campo del FM y cuestiones a tener en consideración.

¿Qué es una herramienta de gestión?

Las herramientas de gestión son sistemas, softwares, aplicaciones, plataformas, módulos, etc.; que apoyan a las tareas de gestión de una organización o empresa y facilitan la toma de decisiones. Entre las funcionalidades más comunes están:

  • Registro de datos
  • Control o monitoreo de procesos
  • Visualización y selección en inventarios varios
  • Disposición de datos
  • Dashboard, entre otros.

Si observamos, estas funcionalidades son comunes en cualquier tipo de empresa; sin embargo, el tipo de información a manejar, el rubro al que se dedica la organización y las tareas específicas que desean gestionar, derivan a la utilización de tipos variados y específicos de herramientas, las cuales suelen tener un enfoque establecido. Dichos enfoques pueden ser de carácter económico, financiero, de inventario, mantenimiento, entre otros.

Para el caso de un perfil de Facility Manager, el enfoque es más global, debido a que la gestión de un edificio incurre en diversos campos y no en uno aislado.

Hoy en día, las tecnologías se desarrollan a tal velocidad que la selección de una herramienta de gestión se vuelve muy complicado; las distintas necesidades han provocado que salgan al mercado distintas opciones tanto de forma modular como de forma especializada y además algunas tecnologías permiten vincular distintas interfaces para poder satisfacer las necesidades diversas de sus clientes.

Ilustración 1. Actividades de gestión. Fuente: freepik.

Modalidades de herramientas de gestión

A partir de lo anterior podríamos decir que tenemos las siguientes modalidades en las herramientas de gestión:

  • Especializadas, aquellas enfocadas en rubros particulares, por ejemplo, gestores financieros, gestores de mantenimiento, gestores energéticos, etc.
  • Interconectadas, aquellas que interaccionan entre diversas plataformas informáticas heterogéneas. Estas posibilitan que los sistemas de gestión empresariales puedan estar segmentados por módulos, cada uno de ellos con funciones específicas y programados con los lenguajes más adecuados para su trabajo. Algunas de estas opciones son: SOA, SOAP, Servicio Web, XML, Middleware.

A su vez, existen variables en relación al tipo de interfaz, de forma que encontramos en versión software o cloud/Web.

Herramientas informáticas de apoyo en la gestión del FM

Tras conocer diferentes modalidades, mencionamos algunas de las herramientas más comunes en el área del Facility Manager, entre las que encontraremos herramientas auxiliares o complementarias y herramientas de gestión como tal:

Ilustración 2. Herramientas informáticas de apoyo en la gestión FM. Fuente propia.

Selección de una herramienta de gestión

Si bien, la selección de la herramienta dependerá de muchos factores, tales como:

Campo de trabajo, propósitos de la gestión, alcance de la gestión, personal involucrado, tipología de empresa, políticas de seguridad y privacidad, entre otros; nombramos a continuación algunas ventajas o funcionalidades globales a valorar en la selección de la/s misma/s:

Ilustración 3. Rendimiento en la gestión. Fuente: freepik.
  • Adaptabilidad, que se pueda acoplar a la actividad y condiciones de los diferentes proyectos.
  • Facilidad en la manipulación de la herramienta, de forma que todos los usuarios puedan hacer uso de esta, independientemente de si cuentan con conocimientos en materia BIM o conocimientos informáticos o de programación. Simplicidad para evitar pérdidas de información o malinterpretación de los datos.
  • Centralización y sincronización de la base de datos, acceso a la información proveniente de todas nuestras fuentes de información de O&M (Modelo BIM 7D, Gestores de espacios de trabajo, de mantenimiento, gestor de incidencias, etc.); de forma que podamos tener una visión holística con datos reales actualizados.
  • Optimización de la gestión y evaluación del ciclo de vida de los activos, que nos permita la aplicación del plan de mantenimiento (preventivo, correctivo y predictivo) y sus respectivas gamas con un enfoque estratégico para la evaluación del ciclo de vida, así como el control de notificación y alarmas.
  • Gestión de espacios, facilidad para el registro y ejecución de dotación, reformas, gestión de mobiliario, actividades, reservas, stock y todos los servicios asociados.
  • Registro y medición de factores clave, dashboard para el seguimiento y control de indicadores clave.
  • Interoperabilidad o integrable, capacidad para funcionar con otros productos o sistemas existentes y futuros; o alta capacidad de integración para poder hacer uso de diversas herramientas bajo un mismo entorno de trabajo.
  • Bidireccionalidad, que permita la transferencia de datos entre las diferentes fuentes de información, pues todo proyecto tiene una evolución constante y será necesario actualizar la información para asegurar la veracidad de la misma.

Conclusiones

Encontraremos diversidad de herramientas, desde muy simples hasta muy complejas, e inclusive podemos considerar la creación de una plataforma propia que esté diseñada expresamente para cubrir las necesidades de nuestra organización. Como sea, deberemos evaluar el impacto de beneficio, tanto en el sentido económico como laboral.

Si bien, la tecnología va a pasos de gigante y nos ofrecen múltiples opciones de herramientas, la mayoría de Facilites no cuenta con una herramienta propiamente dicha, la gestión se ha realizado durante muchos años con la ayuda de softwares comunes y mucho ingenio. Por lo que no debemos olvidar que toda esta tecnología no es más que un apoyo que facilitará la gestión; hemos de ser muy cuidadosos y hacer una evaluación de todos los factores antes mencionados para una correcta selección de la o las herramientas y además hacer un proceso de implantación ordenado y metódico para poder sacarle el provecho debido a estas nuevas tecnologías.


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CDE según ISO 19650

La CDE o entorno común de datos es un proceso y a la vez una solución tecnológica, que nos permitirá almacenar la información del proyecto para compartirla con nuestros colaboradores durante las diferentes fases del proyecto (garantizando la producción colaborativa de la información) y, además, entregar a la propiedad una base de datos estructurada para poder usarse en futuras fases.

El concepto CDE aparece en documentación de referencia como es la PAS1192 desde hace años, con la nueva ISO 19650 el concepto de CDE se consolida y se establecen una serie de recomendaciones en cuanto a su uso y establecimiento. En este post veremos algunos de ellos.

¿Qué requisitos debe cumplir la CDE según la ISO 19650?

Según la ISO 19650 – 2, la CDE debería permitir:

a) Asignar a cada contenedor de información una identificación única, basada en un convenio acordado y documentado, y compuesta de campos separados por un delimitador;

b) Asignar a cada campo un valor determinado con arreglo a una norma de codificación acordada y documentada;

c) Asignar los siguientes atributos a cada contenedor de información:
- Estado
- Revisión
- Clasificación (de acuerdo al marco definido en la Norma ISO 12006-2);

d) Cambiar el estado de los contenedores de información;

e) Registrar el nombre de usuario y la fecha cada vez que se cambie el estado de una revisión del contenedor de información; y

f) Controlar el acceso a la información en un nivel de un contenedor de información.

Para entender todo esto iremos segregando los diferentes puntos y analizándolos. Pero previamente debemos entender el concepto de contenedor de información.

¿Qué es un contenedor de información?

La ISO define un contenedor de información como un “conjunto de información persistente y recuperable desde un archivo, sistema o aplicación de almacenamiento jerarquizado”.

En definitiva, un archivo. Puede ser un modelo 3D (información estructurada) o un pdf (información no estructurada).

a) Asignar a cada contenedor de información una identificación única, basada en un convenio acordado y documentado, y compuesta de campos separados por un delimitador;

Es importante que utilicemos convenciones de nomenclatura para poder encontrar e identificar los documentos que almacenaremos en nuestro repositorio. Y lo más importante, que TODOS los contenedores de información del mismo sigan la misma estructura de nomenclatura. Si no siguen la misma estructura no tendría sentido aplicar la taxonomía.

Es importante acordar y documentar esta convención de nomenclatura para que si en cualquier momento alguien entra en el proyecto pueda recurrir a esa documentación para saber cómo debe nombrar cada uno de los contenedores de información que generará.

A su vez, para aplicar la taxonomía, es necesario el uso de separadores. A menudo utilizamos diferentes caracteres como separadores:

  • _ Barras bajas
  • - Guiones
  • . Puntos (poco recomendables ya que suelen dejarse para separar el nombre del archivo del formato del archivo. Por ejemplo: NombreDeArchivo.formato.

Los separadores se usan para evitar los espacios ya que los espacios podrían llevar a confusiones.
Una estrategia para evitar los espacios también podría ser el uso del tipo de escritura CamelCase, que omite los espacios uniendo las palabras y representándolos mediante mayúsculas en la primera letra de la siguiente palabra: NombreDeArchivo.formato. en vez de Nombre de archivo.formato.

b) Asignar a cada campo un valor determinado con arreglo a una norma de codificación acordada y documentada;

De los campos anteriormente descritos deberías contar con una estandarización, unas tablas o una convención acordada para poder utilizarla en cada uno de los campos. Por ejemplo, si acordamos que la taxonomía a usar para los modelos BIM es la siguiente:

Propietario_Disciplina_Código de proyecto_descripción archivo

Deberemos acordar si el propietario se escribe con 3 siglas o con todo el nombre:

MSIStudio_Disciplina_Código de proyecto_descripción archivo

MSI_Disciplina_Código de proyecto_descripción archivo

Qué disciplinas utilizaremos, por ejemplo: ARC, STR, MEP y COO o estableceremos más.

Propietario_ARC_Código de proyecto_descripción

Y así con todos los diferentes campos.

c) Asignar los siguientes atributos a cada contenedor de información: y d)Cambiar el estado de los contenedores de información;

  • Estado: Estado del contenedor en relación con el estado de la información que contiene. Los famosos estados WIP, SHARED, PUBLISHED y ARCHIVE.
Ilustración 1. Estados de los contenedores de información. Fuente: ISO 19650.
  • Revisión: El control de revisiones es muy importante para seguir un track de los archivos utilizados. Pueden aplicarse disponiendo de un campo en la taxonomía del contenedor de información.

MSI_Disciplina_CódigoDeProyecto_Descripción archivo_V1

MSI_Disciplina_CódigoDeProyecto _descripción archivo_V2

MSI_Disciplina_CódigoDeProyecto _descripción archivo_V3

  • Clasificación: determinados sistemas de clasificación incluyen la organización de los contenedores de información dentro de la documentación de un proyecto. Etiquetando así, por ejemplo, los contenedores de información relacionados con los contratos de forma distinta a la documentación relacionada con los modelos BIM o los planos del proyecto.

e) Registrar el nombre de usuario y la fecha cada vez que se cambie el estado de una revisión del contenedor de información;

Para garantizar la privacidad y controlar la seguridad de la CDE del proyecto deberemos controlar el acceso a la documentación del proyecto a través de un login. La mayoría de CDE’s ya funcionan de esta manera e incluso permiten dar acceso a través de enlace a determinadas carpetas o archivos.

Gracias a este login, la solución tecnológica es capaz de identificar en que fecha y que agente ha actualizado alguno de los archivos e incluso enviar notificaciones cuando algún archivo sufre una actualización.

Ilustración 2. Información de usuario y fecha última de modificación al realizar una nueva versión de documento. Fuente propia.

Conclusiones

A través de la ISO 19650, se establecen algunas recomendaciones para el uso de y establecimiento de las CDE, en ningún caso se especifica de una forma rígida como debe aplicarse, pero desde luego deben tenerse en cuenta las consideraciones que en esta normativa se detallan.